סריקת מסמכים - מדוע זה כדאי 

מדוע כדאי לסרוק מסמכים?

בעקבות הקדמה הטכנולוגית, ארגונים רבים עוברים לעבודה ללא נייר. הסיבה העיקרית לכך היא חסכון עצום בכסף, זמן ושטחי אחסון יקרים. מנהל הארגון מעוניין שתשומת לב העובדים תתרכז בתחום עיסוקים והתמחותם ולא בתיוק מסמכים בקלסרים והכנסתם לארכיון.

ארגונים גדולים ומוסדיים נוטים להעסיק מספר עובדים באיסוף המסמכים בארגון, תיוקם בקלסרים (עבודה שאורכת זמן רב כשלעצמה), החזרת הקלסרים למקום או אחסונם ושליחתם לארכיב. הקדמה הטכנולוגית מאפשרת כיום לארגון להוזיל את עלויותיו באמצעות העסקת עובד פנימי שיתמחה בארכוב ואחסון מידע באופן דיגיטלי. במקום התעסקות בארכיון פיזי התעסקות עם ארכיון דיגיטלי.

אותו עובד יטפל בהסבת מסמכי הארגון לקבצים דיגיטלים באמצעות תהליך סריקת מסמכים. העובד ירכז אותם, יסרוק אותם, יגדיר את הנתונים הדרושים, יאחסן אותם בתיקיות הרצויות בשרת (ויבצע גיבוי ושמירתם ע"ג תקליטורים). במקום לאחסן את המסמכים בקלסרים ותיקיות התופסים שטח רב ויקר במשרד הארגון יכול לוותר על שמירת הניירת החל מהרגע שהיא נסרקה ועברה למדיה דיגיטלית (אלא אם כן חלה עליה חובת שמירה למספר שנים).

בארגונים גדולים שטחי האחסון (ארכיב) מתפרסים על מאות מטרים יקרים המכילים תיקים רבים. מלבד עלות האחסון היקרה קיים סיכון שהניירת לא תשמר בצורה טובה ובטוחה והמסמכים יצהיבו, יתבלו ויעלו עובש באופן כזה שיהפכו להיות בלתי קריאים.

פן נוסף הוא הפן הבטיחותי. במקרים כגון פריצה וגניבת המסמכים, הצפת שטח האחסון, שריפת המסמכים, ארועי טרור או כל אסון ארגוני אחר, כל המידע שנצבר בארגון ייעלם אף הוא ולא יהיה ניתן לאחזרו.